Wat is effectieve lichaamstaal bij online vergaderen?

Een online vergadering (met videobellen) is zeker niet hetzelfde als een fysieke vergadering. Je mist een deel van de informatie, namelijk informatie die je kunt aflezen aan de lichaamstaal en -houding van je gesprekspartner. Je ziet immers maar een beperkt deel van het lichaam en de bewegingen van de ander. En  wat kun je dan aflezen aan de delen die je wel ziet op camera? Nog steeds heel veel. En het mooie is: dat kun je leren zien.

In deze blog gaan we uit van online vergaderen met videobellen. Maar ook als je niet videobelt is deze blog interessant; het geeft je namelijk een beeld bij de voordelen van videobellen. En het geeft je argumenten om je collega of manager ervan te overtuigen dat jullie volgende week toch écht met beeld moeten vergaderen.

We gaan in dit artikel in op de volgende aspecten van online vergaderen en lichaamstaal:

  1. Een effectieve online vergadering gaat verder dan de tool en het proces
  2. Welke lichaamstaal is zichtbaar tijdens een online vergadering?
  3. Wat kan ik doen met mijn eigen lichaamstaal en stemgebruik?
  4. Wat kan ik doen met wat ik waarneem bij de ander?

 

1. Een effectieve online vergadering gaat verder dan de tool en het proces

Om een goede online meeting te houden heb je sowieso kennis nodig van de tool waarmee je (video)belt. En je moet weten wat wel en niet handig is als je online vergadert. Bijvoorbeeld het vantevoren afspreken van spelregels met de groep, het werken met een voorzitter die het gesprek leid of hoe je de chat en het gesprek tegelijkertijd kunt managen tijdens de online meeting. (Tip: dit leer je in het webinar Online meeting Leiden van The Visual Connection)

Tot zover heel nuttig en redelijk controleerbaar. Wat minder makkelijk controleerbaar is de dynamiek tussen de deelnemers. En dat komt omdat je geen beschikking hebt over een groot deel van de non-verbale boodschap. Normaal gesproken kijk je (onbewust) naar:

  • De basislichaamshouding van je gesprekspartner; zit hij rechtop, zit hij op het puntje van zijn stoel, houdt hij zijn handen onder tafel of liggen ze open op tafel?
  • Hoe je gesprekspartner zit ten opzichte van jou; gaat hij recht tegenover je zitten, gaat hij haaks (90 graden) naast je zitten?
  • Bij welke plek in de ruimte je gesprekspartner zich prettig voelt; de stoel naast de deur, de stoel achter de tafel, de stoel of de bank?
  • Welke bewegingen maakt het lichaam (hoofd tot en met de voeten) van je gesprekspartner?
  • Verandert de houding (hoofd tot en met de voeten) van je gesprekspartner na een bepaalde opmerking?

2. Welke lichaamstaal is zichtbaar tijdens een online vergadering?

Los van de woorden die je gesprekspartner uitspreekt heb je dus minder informatie over hoe je gesprekspartner zich voelt en wat hij denkt als je online vergadert. Maar wat kun je allemaal wel zien als je online vergadert en videobelt?

  1. Stemgebruik, waaronder de intonatie (de toonhoogte), het tempo van spreken en de eventuele versprekingen/haperingen
  2. Micro-expressie: de emoties die in een fractie van een seconde zichtbaar zijn op het gezicht
  3. Een deel van de lichaamshouding en -taal
  4. Stresssignalen in het bovenste deel van het lichaam (inclusief het gezicht)
  5. Pacifiers (geruststellende bewegingen) in het bovenste deel van het lichaam (inclusief het gezicht)

3. Wat kan ik doen met mijn eigen lichaamstaal en stemgebruik?

Het lezen van de lichaamstaal van je gesprekspartner is natuurlijk erg interessant. maar onderschat de kracht van je eigen lichaamstaal niet! Een aantal voorbeelden van do’s en dont’s van effectieve lichaamstaal tijdens een online vergadering zijn:

  1. Ontdek jouw eigen ‘tick’: wat doe jij vaak in een call, bijvoorbeeld: over je voorhoofd wrijven, met je pen tikken, je hand voor je mond houden, aan je lippen likken, met je haar spelen. Onbewust geef je daardoor signalen af in de call. Wees je bewust van je ‘tick’ en probeer dit gedrag te beperken tot een minimum.
  2. Positieve lichaamstaal en stemgebruik: Realiseer je dat bepaalde lichaamstaal en bepaald stemgebruik een positief effect heeft op de deelnemers in de vergadering. Bijvoorbeeld:
    • Ontspannen schouders en kaken; hiermee laat je zien dat je geen stress ervaart en niets te verbergen hebt
    • Stand van het hoofd mag niet te ver omhoog zijn: de kin omhoog komt namelijk al snel arrogant over, ook al zit dat voor jou misschien lekker tijdens de call.
  3. Actieve lichaamshouding: een bekend aspect van lichaamstaal is een actieve of passieve houding. Maar als je maar een deel van het lichaam ziet, wat is dan een actieve lichaamshouding? Voor je het weet zit je nog net niet ‘in’ de camera.

Meer do’s en dont’s leer je in het webinar Online vergaderen en lichaamstaal.

Wil je meer weten over hoe uniek jouw stem is? Kijk dan eens dit filmpje van Wendy LeBorgne; je zult versteld staat van de invloed die je stem heeft bij het overbrengen van je boodschap.

4. Wat kan ik doen met wat ik waarneem bij de ander?

Bij het lezen van lichaamstaal gaat het om het waarnemen van inconsistenties. Vraag jezelf af: klopt de lichaamstaal (en het stemgebruik) met de woorden die iemand uitspreekt? Als je een inconsistentie waarneemt, dan wil je daar op doorvragen.

In de blog ‘Hoe begin je met het lezen van lichaamstaal‘ heb ik een beslisboom gemaakt om je op weg te helpen met het lezen van lichaamstaal. Deze beslisboom is voor 80% bruikbaar voor lichaamstaal bij een een online vergadering.

Als je deze beslisboom doorvertaalt naar een online vergadering dan wil je oa. het volgende bewust doen & op het volgende letten:

  1. Baseline bepalen:
      1. Vooral deze stap is anders in een online vergadering dan in een fysieke vergadering. Zo wil je bijvoorbeeld de werkomgeving waarin de ander zit in je opnemen; een rommelige werkomgeving kan iemand onrustig maken, wat bepaald gedrag kan verklaren. Daarnaast zie je nu maar een deel van de lichaamstaal en – houding van de ander. In het webinar Online vergaderen en lichaamstaal laten we je zien wat er anders is en waar je op kunt letten bij het lezen van de ander.
      2. Check de lichaamstaal van je gesprekspartner in de eerste paar minuten als het nog over koetjes en kalfjes gaat. Dit is de baseline van je gesprekspartner. Heeft hij een voorkeurshouding in de call? Bijt hij nagels?
  2. Verandering: Verandert er iets in de lichaamstaal en het stemgebruik van je gesprekspartner na het stellen van een vraag? Zo ja; wat verandert er?
  3. Comfortabel/ niet comfortabel: Is de verandering in lichaamstaal een uiting van comfortabel zijn of juist niet?
  4. Herhaling van de lichaamstaal: Stel opnieuw de vraag, of een vraag in lijn met je eerdere vraag: zie je opnieuw hetzelfde soort comfortabel/ oncomfortabel gedrag en/of stemgebruik?
  5. Lees de lichaamstaal: Zoom nu in op de lichaamstaal en het stemgebruik dat je hebt waargenomen; wat zie je? Het boekje ‘The dictionary of Body Language’ van Joe Navarro (ex-FBI agent) biedt je een handig overzicht.
  6. Vraag door: Je hebt nu nog geen idee wat er aan de hand is. Door door vragen kom je dichter bij de waarheid.

 

 

Leer wat effectieve lichaamstaal voor online vergaderen is in een uur

Over lichaamstaal valt natuurlijk een heleboel te vertellen. Maar het meeste heb je aan praktische tips die je vanaf je volgende online vergadering meteen kunt inzetten!

In het webinar ‘Online vergaderen en lichaamstaal (webinar)‘ leer je wat lichaamstaal is, hoe je jouw eigen lichaamstaal in een online vergadering strategisch inzet en hoe je de lichaamstaal van je gesprekspartner(s) kunt lezen. Zodat jouw online vergadering nog effectiever en leuker wordt.

  • Het webinar is ook beschikbaar voor teams (met groepskorting); zo kun jij met jouw team aankomende week jullie online vergaderingen naar een hoger niveau tillen.
  • Het webinar wordt in het Nederlands en in het Engels aangeboden.

Er valt nog zoveel te ontdekken over & te verbeteren aan online vergaderen. Laten we het menselijke aspect terugbrengen in online vergaderen door te leren hoe je je stem en lichaam kunt inzetten om te verbinden.