Waarom visueel samenwerken super agile is

Sinds begin 2018 ben ik dagelijks bezig met visueel (samen)werken in mijn werk. In het begin vond ik dat lastig en ervaarde ik een hoge drempel om visualisatie toe te passen in teamsessies en vergaderingen. En hoe belangrijker de meeting, hoe hoger die drempel. Maar naarmate ik het vaker probeerde werd het makkelijker. En kwam ik erachter dat visualisatie een ultieme vorm van agile werken is. 

1. Uitkomst onbekend

In feite ben je als visueel facilitator continu bezig met de agile waarde ‘Responding to change’: de plaat ontwikkelt zich gedurende de sessie. Een goede oefening om jezelf scherp te houden, maar ook voor de groep die je voor je hebt. Twee voorbeelden hoe dat in de praktijk werkt:

  • Het visueel template (reis-metafoor, puzzel-metafoor, stroomdiagram, striptekening, mandala) kies je veelal ter plekke tijdens de sessie. Soms kun je vooraf met je opdrachtgever een geschikt template bespreken, maar dan weet je nog steeds niet wat er tijdens de sessie gezegd zal worden. Misschien blijkt de groep wel een heel andere insteek te kiezen dan je opdrachtgever kon voorzien. Dan is een ander visueel template misschien passender.
  • De exacte indeling van het papier weet je aan het begin van de sessie nog niet, ook niet als je vooraf een template afspreekt. Die content moet je tijdens de sessie een plek geven op het papier. En ja, hoe ga je dat in het moment doen? Misschien blijkt dat de groep veel te zeggen heeft over onderwerp 1 en minder over onderwerp 2. Daar gaat je vooraf uitgedachte structuur!

Voorbeeld van de uitkomst van een retrospective

2. Het hoeft niet mooi te zijn, als het maar duidelijk is

Een van de eerste dingen die je leert als je visualiseert is dat het niet mooi hoeft te zijn, zolang:

  • de essentie maar wordt weergegeven
  • de plaat duidelijk is
  • de output van de groep wordt weergegeven (zij geven je de woorden en bepalen of het beeld klopt)

Kortom: het is belangrijker dat de plaat ‘werkt’, dan dat het ‘perfect’ is. Zie daar de overeenkomst met de agile waarde ‘working software over ├žomprehensive documentation’. ‘Working software’ staat in de vergelijking voor een visualisatie die spreekt, ‘Comprehensive documentation’ staat voor een visualisatie die in detail compleet en perfect is. En dat is je plaat nooit; bye bye illusie van perfectie. Door te visualiseren ervaar je dat ‘working software’ het belangrijkste is.

Natuurlijk maak ik de plaat in de pauzes of tijdens uitloop van een gesprek mooier, door schaduw, kleuraccenten en diepte in de visualisatie aan te brengen. Maar wat in inkt is geschreven en getekend valt niet meer te veranderen op dat zelfde papier.

Uitkomst van een brainstorm, waarvoor ik het template ‘Context Map’ heb gebruikt

3. Ruimte voor het individu en interactie

Iedere mening en ieder stukje input heeft een plek in de visualisatie. Als visueel facilitator leg je die input vast in een combinatie van tekst en beeld. Elke plaat mag iets nieuws zijn; een nieuwe flow, een nieuwe metafoor, een nieuwe samenhang. Het ontstaat waar men bij staat. Het helpt de groep om out-of-the-box te denken en discussieren. En dat allemaal doordat we geen vooraf dichtgetimmerde structuur gebruiken! Het individu en de interactie krijgt in onze process minded denkwereld vanzelf meer ruimte als je visueel samenwerkt.

4. Visualisatie versterkt customer collaboration

Als je voor een sessie met stakeholders kiest voor werken met visualisatie wordt het voor de groep makkelijker om tot een gezamenlijk beeld te komen. Daardoor kun je in moeilijke stakeholdergesprekken sneller in de modus van customer collaboration komen en uit de modus van contract negotiation wegblijven. We kijken immers niet naar een document (‘contract’) waar de groep niks aan kan veranderen. We maken samen met de groep stakeholders een document waar zij zich in herkennen (‘customer collaboration’).

5. Samenwerken met je team – next level

Als agile coach of Scrum Master zoek je regelmatig naar nieuwe inspirerende werkvormen om je team actief te betrekken bij hun ontwikkeling. Meestal werk je daarvoor met Post-Its en/of kaarten (planning poker kaarten, vraagkaarten, beeldkaarten). Post-Its blijft beperkt tot woorden. En kaarten bevatten tekst en beeld die vooraf zijn geformuleerd/gevisualiseerd.

Het is veel toffer om met de groep het gesprek te visualiseren. Om de volgende redenen:

  1. Bij een woord heeft ieder een eigen beeld in gedachten. Maar als je die beelden uit de hoofden krijgt, dan bereik je overeenstemming over het beeld dat men heeft (bij een probleem, vraagstuk, onderwerp).
  2. Daarnaast is het niveau van interactie tussen jou als agile coach/ Scrum Master en de groep veel hoger. Als jij tekent levert de groep je steeds nieuwe stukjes input aan die je visueel verwerkt. Waarop je direct feedback krijgt vanuit de groep. Of waar de groep zelf een visuele aanpassing op doet.

6. Persoonlijke ontwikkeling door te leren visualiseren

In mijn werk als programma- en projectmanager heb ik heel wat jaren puur op de procesmatige en structuurkant van samenwerken gezeten. Toen ik mij verder specialiseerde in agile werken realiseerde ik me dat dat een eenzijdig dieet was. De wereld van teamsamenwerking en verandermanagement gaat namelijk zeer sterk over verbinden, luisteren, spiegelen en emotionele intelligentie. En dat is minder controleerbaar. Het vraagt dat je meer in het moment bent en speelt met wat in het moment gebeurt.

Als het na het lezen van bovenstaande nog niet kriebelt om te tekenen, laat je dan eens inspireren door deze filmpjes.

Visualisatie leert je om meer en beter te luisteren, reaulteert in meer samenhang en verbinding in de groep en is feitelijk een spiegel voor de groep. Het is voor elke agile professional een praktische verdieping van de waarden die hij uitdraagt. Ik ben benieuwd wanneer jij er mee begint!