Praktische tips om te starten met scrum in een marketing omgeving

Starten met scrum lijkt makkelijk, maar er is meer voor nodig dan een cursus, een Stand-Up plek, het benoemen van rollen en plannen van meetings. Er wordt daarbij vaak onvoldoende gekeken naar hoe scrum als werkmethode zich verhoudt tot de marketingwerkzaamheden. Uit eigen ervaring weet ik dat scrum in dat geval een stille dood sterft of een besmette term wordt waarmee niemand zich wil associëren. Daarom deel ik hierbij graag 5 praktische tips.

1. Breng ik kaart welke typen werk er zijn

Binnen de marketing afdeling worden verschillende typen werk gedaan; projectmatig, ad hoc, business as usual (dagelijks terugkerende werkzaamheden). Dit betreft campagnes en losstaande marketingwerkzaamheden. Het werk wordt gedaan in verschillende samenstellingen: individueel werk, werk voor 2 collega’s, werk voor meer dan 2 collega’s.  Er kan naar doelgroep gewerkt worden of het werk wordt als een geheel benaderd. Hoe weet je welk werk in een scrum team valt?

Scrum is bedoeld voor projectmatig werken, dus werk met een kop en een staart. Dat kan een campagne zijn maar ook een losstaande actie. Business as usual kan ook op de Sprint Backlog van een team staan; zolang het ondersteunend werk is voor het thema/de doelgroep/het product of dienst waar het scrum team de focus op heeft.

Werk voor 1 individu draagt uiteindelijk bij aan een hoger (klant)doel; ga na welk hoger (klant)doel dat is. Door daarmee de verbinding te leggen, worden onderlinge verbanden tussen werkzaamheden duidelijk. Dit kan tot interessante inzichten leiden.

2. Een campagneplanning is nog steeds nodig

Een campagneplanning is niet verboden omdat we opeens met korte iteraties werken (sprints), het werkt alleen anders.

  • De planning wordt niet meer door 1 persoon (de project- of campagnemanager) gemaakt voor iedereen; het is een team effort. De planning wordt feitelijk gemaakt bij de team refinement op de Product Backlog; daarin bekijken we hoog-over wat we de aankomende sprints gaan doen aan werk. De Scrum Master kan dit uitwerken om het team te faciliteren. Hierna gaat het team er zelf mee aan de slag in de scrum (Planning, Stand-Up, inhoudelijke sessies tijdens de sprint, Refinement met stakeholders, etc.)
  • De campagneplanning mag veranderen (is niet in steen gegoten), zolang dit onderbouwd kan worden met argumenten, feiten en nieuwe tastbare inzichten. Daardoor biedt scrum als werkmethode uitkomst; er is een vast ritme van Review (inspectie van het (tussen) product dat is opgeleverd in de sprint + vooruit kijken naar de aankomende sprint), Team Refinement en Refinement met stakeholders (werken aan de middellange termijn visie).

3. Houd rekening met print deadlines

Voor print gelden vaste deadlines; aanleverdatum bij de drukker, deadlines voor correctierondes, uitgavedatum, afspraken met PostNL over distributie van de editie. Breng daarom in kaart hoe je sprint en bijbehorende scrum meetings zich verhouden tot het traffic proces.

4. Gezamenlijk prioriteren is nog niet zo makkelijk

Door als specialist samen met stakeholders te werken aan een op waarde getoetste en geprioriteerde Product Backlog én door met het team de workload in te schatten zou je aanvragen voor marketing(communicatie)werk beter kunnen prioriteren. Maar dat is niet zo makkelijk als het lijkt

  • Ten eerste omdat het tijd kost om de benodigde data op orde te krijgen voordat de Refinement plaats vindt. Tot die tijd is besluitvorming helaas niet altijd op feiten gebaseerd.
  • Ten tweede omdat de juiste stakeholders mét mandaat aan tafel moeten zitten. Besluitvorming vindt anders alsnog elders plaats.
  • Ten derde omdat collega’s vaak nog aan eigen werkmethoden vasthouden, zoals het al beloven aan klanten van uitingen voordat is gecheckt:
    • of dit de beste uiting is; door de kracht van de specialisten uit het team te gebruiken kom je tot een beter doordachte, meer effectieve uiting.
    • of er i.v.m. meer belangrijke bedrijfsbelangen – reputatiemanagement, een strategisch belangrijke deal – tijd wordt gevraagd aan het marketing scrum team
    • of het team überhaupt tijd heeft om eea op te pakken.

5. Scrum rollen en functietitels

Een project-/campagnemanager managed het proces, mensen, inhoudelijke zaken en stakeholders. In het scrum framework werkt dit anders:

De berg aan taken van een projectmanager worden uiteen getrokken en ondergebracht binnen een specifieke rol (Product Owner, Scrum Master, ontwikkelaar/ specialist). De reden daarvoor is dat het focus aanbrengt en dat alle aspecten van teamwerk en strategische samenwerking met de organisatie aan bod komen.

Je managed niemand anders behalve jezelf; het is een team effort.

Behoud daarom niet de titel ‘projectmanager’ of ‘campagnemanager’; de organisatie heeft daardoor de verkeerde verwachting bij de rol.



LEAVE A COMMENT