Hoe richt je een scrumruimte in?

Verschillende van mijn klanten en zakelijke contacten zijn inmiddels een poosje bezig met scrum of een eigen vorm van agile werken. Daardoor valt ineens op dat de (vergader)ruimtes voor één doel zijn ingericht: zitten en zenden. Dat staat haaks op agile/wendbaar werken, omdat faciliteren en groepsdynamiek centraal staan. Daarbij hoort een ander gebruik van de ruimte. In deze blog deel ik enkele tips die jou helpen om de scrumruimte vorm te geven.

Scrumruimte, brainstormruimte, obeya of warroom?

Laten we eerst het een van het ander onderscheiden:

  • De obeya is een Japanse term die ‘grote ruimte’ betekent en die in Lean trajecten gebruikt wordt als centrale visualisatieplek van voortgang. Alleen als er visuele tools voor samenwerking worden gebruikt mag je spreken van een obeya. De ruimte is bedoeld om verbeteringen door te voeren, niet om bij te praten. De obeya wordt wel eens vergeleken met de vliegtoren van het vliegveld of een ‘war room’.
  • Zie daar de volgende term in dit lijstje: de ‘war room’; het kloppende hart van militaire operaties (zie ter inspiratie de Cabinet War Rooms waar Churchill in 1940 in Londen introk om de plannen van de geallieerden voor te bereiden)
  • Een scrumruimte is niet meer dan een ruimte die visualisatie en communicatie ondersteunt en door een scrumteam gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld de Stand-Up.
  • Ook voor een brainstormkamer geldt dat de inrichting moet passen bij het gebruik; brainstormen. En dat doe je elke keer weer anders. Modulariteit en visualisatie zijn belangrijk in deze ruimte.

Tips voor een scrum- en brainstormruimte

Optimaliseren bestaande ruimte? Of creëren van een nieuwe ruimte?

Er wordt al snel gestart met een nieuwe ruimte, maar het optimaliseren van bestaande vergaderruimtes levert vaak nog meer winst op.

  1. Maak geen kabelgoten vast (aan tafels of de grond); je kunt de ruimte niet meer aanpassen aan het doel van de bijeenkomst zonder iets te slopen.
  2. Hang geen dure schilderijen aan de muur; laat het aan de deelnemers om het doel van de wanden te bepalen.
  3. Vervang gewone wanden voor magnetische whiteboards. Of – als daar geen budget voor is: werk met static whitepaper in de ruimtes. Let er wel op dat mensen het papier laten hangen, het papier is best prijzig.
  4. Faciliteer gebruikers met veel stopcontacten met verlengsnoeren; tegenwoordig is er al snel behoefte aan 2 stopcontacten per gebruiker; 1 voor mobiel en 1 voor de laptop.
  5. Investeer in een plug & play roundtable van Jabra in plaats van in dure vaste roundtables.
  6. Investeer in facilitatiemateriaal in de ruimtes; zorg dat daar minimaal (Super Sticky) Post-Its, schilderstape en (whiteboard)markers in zitten.

Materialen om te gebruiken in de ruimte

  1. Zorg voor Super Sticky Post-its; die blijven ook op magnetische wanden plakken. En ook als je niet voor een magnetische wand kiest zijn Super Stickies aan te raden.
  2. Stel kokers beschikbaar om de brown papers en andere resultaten in mee te nemen. Dat maakt dat de outcome van de sessie langer mee gaat. En dat men eerder met brown paper gaat werken; iedereen vraagt zich nl af hoe je het goed houdt ná de sessie.
  3. Voor sessie waarbij deelnemers via videoverbinding aanwezig moeten zijn: werk met een webcam die je op je laptop kunt zetten en die plug&play is. Vul deze dan aan met een draadloze speaker.

Gebruik van de ruimte

  1. Waar gaan mensen de ruimte voor gebruiken? Is dat om te brainstormen, om te plannen of om te vergaderen? Afhankelijk van hoe de ruimte gerbuikt gaat worden zijn er andere materialen aanweizg en is er een andere opstelling van de vaste delen in de ruimte.
    1. Een partij uit mijn netwerk maakt het onderscheid in een BE en een DO ruimte; in de Be-ruimte
    2. Een andere partij maakt het onderscheid naar aanpak (lean, waterval of agile); worden processen geoptimaliseerd, dan ga je naar de lean ruimte; ga je brainstormen, dan ga je naar de visualisatieruimte, ga je een presentatie geven aan klanten dan ga je naar een reguliere vergaderruimte.
  2. Denk goed na over in welke setting mensen gaan samenkomen: met z’n tweeën of met een team van 8 man? Wat betreft het maximum aantal deelnemers: je wilt zo min mogelijk beperkingen hier opleggen, want een Product Owner en Scrum Master (2p) kunnen ook behoefte hebben aan een dergelijke plek, bijv om de roadmap en bijpassende teamontwikkeling samen af te stemmen. Dat wil je ook faciliteren.
  3. Als je wilt dat er ook kleine groepjes (bijv 3 personen) op hetzelfde tijdstip de ruimte kunnen gebruiken, dan zijn een paar extra verrijdbare wanden fijn. Er is altijd meer behoefte aan een dergelijke ruimte dan men denkt, dus zorg dat opschalen en verkleinen mogelijk is.
  4. In lijn met het punt hiervoor: je zou tafels en stoelen die in hoogte verstelbaar zijn; zo kun je meer ‘do’ en ‘be’ creëren al naar gelang de behoefte.
  5. Er zijn tafels die inklapbaar zijn (het tafelblad kantel je van horizontaal naar verticaal); daarvan kun je er twee als opschaalmogelijkheid hebben in of in de buurt van de scrum ruimte. (Denk aan de twee hiervoor genoemde punten)